Seguridad en Ferias y Exposiciones: Montaje, Show y Desmontaje

Una feria o exposición parece un servicio de control de multitudes, y en realidad son tres servicios distintos con riesgos distintos. El error más común al cotizar es tratar los tres días de show como el evento completo, cuando la mayor parte de la pérdida ocurre antes y después.

Las tres fases

Montaje

Durante dos o tres días, el recinto es una obra: entran camiones, cuadrillas de armado, decoradores, técnicos. Miles de personas que no se conocen entre sí, con credenciales improvisadas o sin ninguna.

Y ahí está lo valioso: la mercancía de exhibición llega y se queda. Equipos, muestras, producto terminado, material promocional.

El riesgo: hurto de mercancía recién ingresada, ingreso de personas sin control, daño a stands ajenos.

Lo que corresponde: control estricto de accesos con credencial, registro de ingreso de mercancía por stand, y —clave— vigilancia nocturna cuando el recinto queda cerrado con todo adentro.

Esa última noche, la anterior a la apertura, es el momento de mayor exposición de todo el evento. El recinto está lleno de mercancía y vacío de gente.

Show

Es la fase visible y la que todos cotizan. Público, expositores, actividad.

El riesgo: hurto de oportunidad en stands, extravío de personas, incidentes médicos, aglomeración en accesos y en actividades específicas.

Lo que corresponde: presencia en accesos, recorridos por pasillos, control de aforo, y coordinación con servicios médicos.

Desmontaje

La fase más caótica y la más subestimada. Todos quieren salir rápido, los camiones se agolpan, la mercancía se mueve en carros por pasillos, y las credenciales ya nadie las mira.

El riesgo: es el momento de mayor pérdida del evento completo. Sale mercancía y nadie distingue qué es de quién.

Lo que corresponde: control de salida de mercancía con verificación contra el registro de ingreso, control de accesos vigente hasta el final, y presencia hasta que salga el último bulto.

Registrar el ingreso de mercancía por stand es lo que permite controlar la salida durante el desmontaje.

El control que resuelve la mitad del problema

Si hubiera que elegir una sola medida, sería esta: registro de ingreso y salida de mercancía por stand.

Durante el montaje se registra qué entra y para quién. Durante el desmontaje se verifica que lo que sale corresponde. No hace falta un inventario exhaustivo: alcanza con bultos, descripción general y responsable.

Sin ese registro, el control de salida es imposible: cualquiera que empuje un carro con cajas parece un expositor recogiendo lo suyo.

Las credenciales: el otro pilar

Un evento tiene al menos cinco tipos de persona y cada uno con permisos distintos:

• Organizador y su personal.
• Expositores y su personal, con acceso a su stand y a áreas comunes.
• Montajistas y proveedores, con acceso solo durante montaje y desmontaje.
• Público, en horario de show y solo a áreas públicas.
• Prensa y autoridades.

El sistema de credenciales debe distinguirlos de forma visible a distancia —colores, formatos— porque el personal de seguridad no puede leer una tarjeta a cada persona en un pasillo lleno.

Y debe caducar: una credencial de montaje que sirve durante el show es un agujero.

Los puntos de pellizco

En la fase de show, el riesgo cambia de naturaleza: pasa de ser patrimonial a ser de personas.

Los lugares donde se concentra:

• Accesos, especialmente en la apertura y en horas pico.
• Escaleras y rampas.
• Pasillos que se angostan o donde un stand invade.
• Actividades con convocatoria: una charla, un sorteo, la presencia de alguien conocido.
• Zonas de comida.

El trabajo del personal de seguridad ahí no es contener sino actuar aguas arriba: frenar el flujo antes del punto saturado, abrir rutas alternas, y avisar para que se detenga el ingreso si hace falta.

Esa última decisión debe estar autorizada de antemano, con un responsable definido. Si hay que pedir permiso por radio y esperar, ya se perdió la ventana.

Las novedades del evento registradas con hora permiten entregar al organizador un informe real al terminar.

Lo que hay que acordar antes con el organizador

• Plano del recinto con accesos, salidas de emergencia y puntos de reunión.
• Aforo y quién puede decidir detener el ingreso.
• Sistema de credenciales y quién las emite.
• Horarios exactos de cada fase, incluidos los nocturnos.
• Qué se hace con la mercancía que queda en el recinto de noche.
• Coordinación con servicios médicos y con la autoridad.
• Qué NO hace el personal de seguridad: no custodia stands individuales salvo contratación específica, no responde por mercancía sin registro.

Ese último punto evita el reclamo más frecuente: un expositor que pierde algo y responsabiliza al servicio general del evento.

Cómo se dimensiona el personal

Un error frecuente al cotizar es aplicar un ratio general de personal por metro cuadrado o por asistente. En un evento, la dotación varía enormemente entre fases y entre franjas horarias del mismo día.

La forma que funciona es dimensionar por función y por momento:

Accesos. Depende del flujo esperado en la hora pico, no del total de asistentes. Un evento de diez mil personas repartidas en ocho horas necesita menos personal de acceso que uno de tres mil que entra en cuarenta minutos.

Recorrido interno. Por superficie y por cantidad de stands con mercancía sensible.

Puntos fijos. Salidas de emergencia, accesos restringidos, zona de carga.

Nocturno. Es donde más se recorta y donde más se pierde. La dotación nocturna del recinto lleno debería ser mayor que la del show, no menor.

Ese último punto contradice la intuición del organizador, que asocia personal con público. Vale la pena explicarlo con el argumento simple: de noche no hay testigos.

La reserva

Todo evento tiene imprevistos: una actividad no prevista que convoca, un acceso que hay que cerrar, un incidente que consume personal. Cotizar sin margen significa que el primer imprevisto descubre otra parte del recinto.

Una reserva pequeña, explícita en la propuesta, es más honesta que ajustar la dotación al mínimo y después improvisar.

Sobre normativa

Los requisitos de aforo, salidas de emergencia, planes de seguridad para eventos y las autorizaciones necesarias dependen del recinto, del tipo de evento y de la jurisdicción, y se actualizan con el tiempo. Verifica siempre con la autoridad competente y con un especialista antes de comprometer un servicio: lo anterior describe criterio operativo.

Para cerrar

Una feria no es un servicio de tres días: son tres servicios encadenados, y el que más pérdida concentra —el desmontaje— es el que peor se cubre porque todos quieren irse.

Cotizar las tres fases, con el registro de mercancía como columna vertebral, es lo que distingue una propuesta que funciona de una que va a terminar con reclamos.

Si quieres ver cómo se registran ingresos, novedades y control de movimiento durante un evento, explora CGuardPro o escríbenos.